Eine Dokumentation ist wie jeder andere Text auch in eine Einleitung, einen Hauptteil und einen Schluss gegliedert, oftmals verfügt das Inhaltsverzeichnis auch über diverse Unterkategorien. Eine Dokumentation ist u.a. bei folgenden Themengebieten sinnvoll: 

● Bedienungsanleitungen

● Betriebsanleitungen

● Serviceanleitungen

● Installationshandbücher 

Eine Dokumentation dient dem Zweck der weiteren Verwendung. Demnach ist es sehr wichtig, dass die gesammelten Daten und Informationen vollständig, übersichtlich, verständlich sowie strukturiert und inhaltlich korrekt sind. 

Eine mangelnde IT-Dokumentation kann in der Praxis schnell zu Problemen führen, beispielsweise im Falle einer Störung, bei Updates oder bei Prozessänderungen. Auch die Investitionsplanung leidet unter fehlender Transparenz, wenn hinsichtlich der entsprechenden Lizenz- und Wartungsverträge der Überblick fehlt.