Datenbanken müssen gewährleisten, dass ein Zugriff nur durch berechtigte Personen und Systeme möglich ist. So haben manche Benutzer nur das Recht, Daten zu lesen, während andere Nutzer Daten verändern können. Eine Datenbank ist eine Sammlung von Informationen, die so geordnet sind, dass sie einfach abgerufen, verwaltet und aktualisiert werden können. Datenbanken lassen sich zum Beispiel nach der Art ihres Inhalts klassifizieren: es gibt bibliographische, Volltext-, numerische und Bild-Datenbanken. Es können Datenbestände aus verschiedenen Teilmengen zusammengestellt und bedarfsgerecht für Anwendungsprogramme und deren Benutzern angezeigt werden.

Der Begriff Datenbank bezieht sich formal auf eine Reihe verwandter Daten und deren Organisation. Der Zugriff auf diese Daten wird normalerweise durch ein Datenbank Management System, abgekürzt DBMS bereitgestellt. Das DBMS ermöglicht Benutzern die Interaktion mit einer oder mehreren Datenbanken und den Zugriff auf die gespeicherten Daten. Aufgrund der engen Beziehung zwischen DBMS und Datenbank wird der Begriff „Datenbank“ häufig verwendet, um sich sowohl auf eine Datenbank als auch auf das DBMS zu beziehen, mit dem sie bearbeitet wird.

Die vier Hauptfunktionen eines Datenbank Management Systems sind:

Datendefinition: Erstellen, Ändern und Entfernen von Definitionen, mit der die Organisation der Daten festgelegt wird.

Update: Einfügen, Ändern und Löschen der Daten.

Abruf: Bereitstellung von Informationen in einer direkt verwendbaren Form oder zur Weiterverarbeitung durch andere Anwendungen. Die abgerufenen Daten können in einer Form zur Verfügung gestellt werden, die im Wesentlichen dieselbe ist, wie sie in der Datenbank gespeichert ist, oder in einer neuen Form, die durch Ändern oder Kombinieren vorhandener Daten aus der Datenbank erzeugt wird.

Administration: Hierzu gehören die Registrierung und Überwachung von Benutzern, Durchsetzung der Datensicherheit, Überwachung der Leistung, Aufrechterhaltung der Datenintegrität, Handhabung der Parallelitätskontrolle und Wiederherstellung von Informationen, die durch ein Ereignis wie z.B. einen unerwarteten Systemfehler beschädigt wurden.